Dalam konteks ledakan maklumat yang berlaku hari ini, kita seharusnya bijak membuat penilaian yang manakah ilmu sebenar dan maklumat sementara.

Maklumat adalah suatu konsep yang kompleks. Ia mempunyai pelbagai definisi yang berubah-berubah mengikut konteks. Terdapat tiga definisi umum mengenainya:

  • maklumat sebagai  data yang diproses;

Data dikatakan sebagai fakta mentah yang belum diketahui kegunaan dan aplikasinya. Apabila data ini diproses sama ada di format, disaring atau diringkaskan, ia menjadi maklumat dan ia boleh mempengaruhi dalam proses pilihan atau membuat keputusan.

  • maklumat sebagai lawan kepada ketidakpastian

Satu lagi pandangan alternatif mengenai maklumat adalah berasal dari teori ekonomi yang mendefinisikan maklumat sebagai satu ukuran negatif mengenai ketidakpastian di mana apabila wujud lebih maklumat, maka berkuranglah ketidakpastian, dan sebaliknya.  Pengurus-pengurus mendefinisikan maklumat dari segi mengurangkan ketidakpastian.  Mereka perlu membuat ramalan akan ekspektasi hasil semasa membuat keputusan berasaskan maklumat. Pengurangan dari segi ketidakpastian mengenai maklumat akan meningkatkan keberkesanan dalam membuat keputusan dalam pengurusan.

  • maklumat sebagai satu isyarat yang bermakna.

Teori maklumat dari satu cabang statistik memberi penekanan kepada keberkesanan perhubungan antara manusia atau mesin, sekaligus mendefinisikan maklumat sebagai input dan output dalam proses komunikasi sama ada secara elektronik, audio, pandang dengar atau lain-lain isyarat di mana seseorang penerima dapat menginterpretasi maklumat yang diterima. Bagi seorang pengurus, interpretasi terhadap maklumat ini amat berguna di dalam konteks perundingan di mana, bahasa badan (body language) turut boleh dianggap sebagai maklumat.

Maklumat mempunyai pelbagai kegunaan dan dapat digariskan kepada tiga kegunaan utama:

  1. Maklumat sebagai satu sumber: seperti juga manusia, bahan mentah dan mesin, maklumat boleh dilihat sebagai input kepada organisasi.  Contohnya, seorang doktor atau seorang pekerja sosial akan menggunakan maklumat pesakit sebagai input untuk membuat keputusan atau diagnosis;
  2. Maklumat sebagai harta: maklumat yang diinterpretasikan akan membantu pengurus untuk menilai maklumat sebagai satu pelaburan bagi digunakan secara strategik.  Firma-firma menggunakan maklumat untuk mendapatkan kelebihan dari segi pasaran dan
  3. Maklumat sebagai satu barangan; Maklumat sebagai barangan yang boleh dijual.  Contohnya syarikat-syarikat kredit mengumpulkan maklumat sejarah perbelanjaan (credit histories) untuk dijual kepada creditors yang berpotensi.

Di dalam sesebuah organisasi yang berhierarki dan mementingkan keselarasan maklumat seperti dalam perkhidmatan awam, pengurusan sumber maklumat yang bersesuaian dan menepati kehendak majoriti pengguna merupakan satu kelebihan pengurusan yang cekap. Organisasi yang tersusun dan mampu melaksanakan tanggungjawab dengan baik akan mencerminkan keperibadian organisasi itu sendiri

Pengurusan sumber maklumat yang baik akan membolehkan pengurus dan pengguna merancang pelbagai perkara yang lebih merujuk kepada aktiviti menguruskan organisasi dan memudahkan urusan pentadbiran. Meskipun begitu, proses penukaran awal data mentah kepada maklumat berharga perlulah dilakukan dan dengan kemajuan teknologi baru berserta piawaian terkini, maklumat yang berharga ini dapat diuruskan di bawah satu pengurusan sumber maklumat yang cekap.

Piawaian memerlukan dokumentasi yang baik dan selaras. Tanpa dokumentasi, pengguna atau pembangun pengurusan sumber maklumat yang baru mungkin akan mengalami kesukaran kerana tidak dapat ‘membaca’ atau memahami kehendak piawaian yang telah ditetapkan. Kegagalan untuk memahami piawaian yang baik akan menyukarkan pengguna untuk menghasilkan output perancangan projek yang sama atau hampir sama dengan kehendak input yang telah dimasukkan.

Keupayaan untuk mencipta, mengagih serta menggunakan ilmu pengetahuan dan maklumat merupakan faktor terpenting yang mendorong ke arah pertumbuhan ekonomi serta peningkatan kualiti hidup.