Ilmu, kemahiran, pengalaman dan kecekapan merupakan antara beberapa faktor yang menjadi input yang perlu ada dalam diri setiap anggota sesebuah organisasi ke arah penghasilan produktiviti yang tinggi.

Sama ada kita berkhidmat di di sektor awam atau swasta, kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan yang ditawarkan  akan sentiasa menjadi perhatian pelanggan yang berurusan dengan kita sejajar dengan kehendak serta keperluan mereka terhadap mutu perkhidmatan semakin tinggi.

Alat pengukur untuk menentukan baik (bermutu) atau sebaliknya perkhidmatan yang diberikan adalah bergantung kepada kepuasan hati pelanggan terhadap kualiti dan respon kakitangan itu sendiri untuk menyelesaikan urusan para pelanggannya.

Untuk mencapai tujuan ini, pelbagai pembaharuan telah diketengahkan ke dalam kaedah pentadbiran dan pengurusan pejabat.

Selain daripada itu, kursus dan latihan untuk meningkatkan kecekapan dan kemahiran kakitangan awam terus diadakan selaras dengan perubahan semasa.

Dalam pada itu, kakitangan juga digalakkan menimba ilmu pengetahuan secara berterusan selaras dengan konsep pendidikan sepanjang hayat (life long learning) dan melahirkan para pekerja yang berilmu (knowledge-workers).

Sehubungan dengan itu, ilmu yang kita pelajari atau diperolehi itu harus dapat kita terjemahkan kepada suatu keadaan yang nyata yang kemudiannya dapat kita gunakan sebagai asas bagi kita untuk memudahkan segala urusan atau tugas yang diserahkan kepada kita.

Di samping itu kita juga harus bersedia untuk berkongsikan segala ilmu dan pengalaman yang kita miliki itu dengan rakan sekerja.  Jangan kita fikir dengan berbuat demikian kita akan rugi, sebaliknya ini adalah satu tindakan yang memberikan manfaat yang lebih besar kepada kita dan juga orang lain.

Lihat sahaja akan pelaksanaan MS ISO.  Semua proses perlu kita dokumentasikan dengan tujuan setiap perkara yang kita lakukan itu adalah sentiasa mengikut piawaian yang telah kita tetapkan.

Dokumentasi yang dilakukan itu sebenarnya secara langsung memudahkan orang lain melaksanakan tugas yang kita laksanakan sekiranya kita tidak dapat melakukannya – andai kata kita sakit dan sebagainya.

Ini kerana pengganti kita akan dengan mudah dapat menyambung semua urusan yang patut dilaksanakan dengan hanya meneliti dan memahami dokumen yang telah kita sediakan.

Keadaan ini merupakan perkongsian maklumat yang produktif.  Bayangkan jika hanya seorang kakitangan/pegawai sahaja yang tahu atau boleh melaksanakan sesuatu tugas.  Pasti banyak kesulitan yang timbul sekiranya kakitangan atau pegawai itu bercuti atau sakit.  Ini pasti menjejaskan produktiviti sesebuah organisasi itu.

Dalam banyak situasi, kita sebenarnya tidak dapat mengelakkan daripada berkongsi ilmu, pengalaman dan maklumat dengan orang lain.

Bagi kakitangan yang telah lama berkhidmat dengan sesebuah organisasi, tidak harus timbul perasaan yang kita tidak diperlukan atau sudah hampir masanya untuk kita ‘memperlahankan’ kerja kita.

Sikap atau perasaan ini harus dikikis.  Sebaliknya, dengan tempoh masa untuk kita berkhidmat semakin singkat, ianya harus dijadikan dorongan untuk kita mencurahkan seberapa banyak pengetahuan dan pengalaman yang ada pada kita kepada kakitangan baru atau yang lebih muda daripada kita.

Ini penting bagi membolehkan mereka (kakitangan baru atau pegawai muda) meningkatkan pengetahuan, pengalaman dan kemahiran dalam menjalankan tugas masing-masing.

Mungkin ada yang menyatakan dahulu keadaannya lain dan sekarang lain. Namun adalah tidak salah jika kita mengambil sedikit pengalaman, cara dan kemahiran mereka dahulu kita integrasikan dengan kaedah perlaksanaan tugas kita masa kini.  Hasilnya mungkin lebih baik daripada jika kita hanya menggunakan satu kaedah sahaja.

Bagi kakitangan baru atau pegawai muda pula, mereka seharusnya mempunyai sikap menghormati pegawai yang lebih senior dan sentiasa mengharapkan tunjuk ajar mereka di samping berkongsi ilmu, pengalaman dan kemahiran baru yang mereka miliki.

Perkongsian ilmu, pengalaman & maklumat harus kita jadikan sebagai sebahagian daripada amalan kita melaksanakan tugas.  Berbuat demikian kita tidak akan rugi apa-apa malah akan memberi lebih manfaat kepada orang lain.