Maklumat penting untuk organisasi. Maklumat yang baik dan kualiti membolehkan keputusan yang betul dan tepat dapat dijana.

Selain daripada itu maklumat yang diperolehi juga dapat meningkatkan kecekapan dan ini membolehkan organisasi mempunyai kelebihan dalam persaingan.

Maka kerana itu, semakin banyak organisasi menyedari akan kepentingan pengurusan maklumat dalaman dan juga maklumat luaran organisasi yang lebih berkesan bagi mencapai dan mengekalkan tahap kelebihan mereka dalam persaingan.

Kepelbagaian maklumat yang diperolehi dan berada di sekeliling kita (organisasi) maka adalah menjadi amat penting bagi organisasi untuk mengenal pasti dan menguruskannya melalui kedua-dua pengurusan pengetahuan (KM) dan pengurusan maklumat (IM) yang teratur.

IM merujuk kepada pengurusan sumber maklumat dan pengetahuan, pengurusan alat-alat maklumat dan teknologi, atau dasar pengurusan maklumat dan piawaiannya. IM juga melibatkan penilaian keperluan maklumat dan keperluannya dalam organisasi.

Memahami keperluan maklumat dan keperluannya adalah suatu yang penting dalam pembangunan maklumat dan strategi IM dan KM dan ia merupakan komponen bagi untuk menyediakan perkhidmatan maklumat yang berkesan dan menjadi elemen yang dapat menggalakkan kreativiti dan inovasi di dalam organisasi.

Kemajuan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) mungkin telah menjadi cabaran besar bagi para pengurus untuk mengendalikan maklumat yang banyak.

Keadaan ini boleh menyebabkan penurunan kemampuan pengurus dalam mendapatkan maklumat yang bersesuaian, pada waktu yang dikehendaki dan tepat.

Kebanyakkan organisasi berusaha untuk mengatasi masalah ini melalui beberapa alat seperti penggunaan komputer yang dapat melakukan fungsi penyimpanan, membuat perbandingan atau penilaian dan juga  memvisualisasikan data dengan cukup baik. Namun ini agak terhad bila diterapkan untuk memproses maklumat yang memerlukan kognisi manusia dan pentafsiran.

Mengapa maklumat perlu diuruskan dengan berkesan?  Ini penting bagi mengelakkan kekeliruan serta melakukan kerja berulang.

Maklumat yang teratur juga akan memudahkan ia diperolehi untuk digunakan bagi membuat keputusan yang betul dan tepat.

Keperluan membuat keputusan dalam urusan kita (organisasi), kebiasaanya disebabkan muncul masalah serta terdapat beberapa pilihan penyelesaian yang boleh diambil.

Dalam usaha untuk membuat pilihan di sini keperluan kepada maklumat yang bersesuaian yang dapat membantu kita membuat penelitian dan penilaian bagi menjuruskan kita kepada keputusan yang terbaik.

Menjana keputusan adalah kegiatan utama dalam pengurusan. Malangnya, sistem maklumat yang dikembangkan pada tahun 1960-an dan 1970-an sering tidak banyak membantu dalam proses membuat keputusan. Kini, organisasi secara rutin memantau pelbagai aktiviti, contohnya, penjualan dan pengeluaran.

Sesebuah organisasi mungkin membeli dan menyimpan maklumat jualan pesaingnya. Kini, dalam era globalisasi dan ICT, terdapat sejumlah besar maklumat yang disimpan di dalam pengkalan data organisasi yang kini gunakan sepenuhnya dan sebaiknya untuk membantu membuat keputusan.

Dalam proses kita melihat sesuatu permasalah, jelas sekali bahawa ia akan mempengaruhi cara kita mentafsir maklumat berkaitan bagi tujuan menjana keputusan untuk permaslahan berkaitan.

Bagaimanakah keputusan yang dijana itu akan memberi kesan kepada penyelesaian masalah yang timbul? Apa yang akan terjadi jika keputusan yang dijana itu tidak tepat dan tidak sesuai dengan permasalahan berkenaan?

Sesuatu keputusan penting/besar yang dijana memerlukan lebih ketelitian dalam menganalisis data atau maklumat  daripada akan keputusan kecil.

Individu  yang memiliki idea yang berbeza menginterpretasikan maklumat secara berbeza. Banyak idea seseorang itu dipengaruhi oleh rakan-rakan dan oleh proses sosialisasi dalam organisasi. Organisasi itu sendiri mempengaruhi penafsiran maklumat.

Kajian menunjukkan bahawa individu akan dapat menjadikan dirinya rapat dan membentuk hubungan erat dengan organisasinya.

Seiring waktu individu akan dipengaruhi oleh organisasinya dalam cara individu berkenaan menghadapi dan menyelesaikan masalah.