Banyak organisasi tidak menyedari bahawa mereka tidak menguruskan maklumat dengan baik dan betul.

Dalam situasi dan era (globolisasi) sekarang, bagaimana kita menerima, mengedar dan menguruskan maklumat boleh membezakan kita daripada orang lain dalam bidang kita atau bahkan dalam organisasi kita.

Dalam dunia maklumat, menguruskan maklumat dan pengetahuan dalam sebuah organisasi sangat penting. Sebuah organisasi yang baik dalam pengurusan maklumat dan pengetahuan akan menempah kejayaan dalam era digital ini.

Maklumat boleh dicipta atau dihasilkan untuk pelbagai tujuan. Ini mungkin sengaja diciptakan hanya untuk memberitahu pengguna-pengguna lain melalui kandungannya atau mungkin bahawa penciptaan adalah produk sampingan daripada proses di mana nilai sebenarnya terletak terutamanya dalam memberikan bukti bahawa proses tersebut telah berlaku (contohnya tanda terima untuk barang yang dibeli). Walau apapun tujuan penciptaannya, maklumat yang terhasil adalah penting dan sesuai dengan tujuan penghasilanya.
Dengan penciptaan maklumat yang dari semasa ke semasa semakin bertambah dalam urusan sesebuah organisasai, maka mahu atau tidak, organisasi tidak mempunyai banyak pilihan selain daripada mengupah orang hanya untuk memproses maklumat (pengendali atau pengawal dokumen, kerani, pentadbir dan lain-lain).
Mengapa maklumat begitu penting? Selain maklumat itu adalah kuasa, maklumat merupakan jantung dan jiwa kepada proses pengurusan sesuatu perkara yang berkesan. Ini adalah rentetan yang menyusupi melalui setiap aspek, setiap langkah dan mencipta suatu kesinambungan proses pengurusan yang berkesan. Maklumat datang dalam pelbagai bentuk. Berapa banyak maklumat, pada peringkat apa, dan apa jenis maklumat yang diperlukan bergantung pada peranan kita dalam sesuatu proses. Semakin besar dan penting peranan kita, semakin banyak maklumat yang kita perlukan.

Organisasi sekarang menyedari betapa serius perkara ini namun malangnya ini biasanya hanya disedari betapa tingginya kos yang perlu ditanggung ayau dibayar akibat dari kehilangan data.  Sebagai langkah penambah baikan seringkali difikirkan memadai dilantik pengaturcara teknologi maklumat atau jabatan menguruskan sistem teknologi maklumat. Itu bukan penambahbaikan aatau penyelesaian masalah yang tepat. Perkakasan (hardware) dan perisian (software) bukan maklumat. Perkakasan dan perisian boleh diganti tetapi maklumat tidak pernah boleh.

Seiring dengan pergerakan waktu, organisasi akan sukar mengesan di mana maklumat-maklumat yang dimilikinya, menghadapi kesukaran bagaimana ia harus digunakan dan di mana harus disimpan.

Dalam pengurusan maklumat, organisasi akan mengunakan pakai sistem yang diyakini dapat membantu memudahkan urusan dan sering dikonfigurasikan berdasarkan aplikasi atau jabatan tertentu berkaitan dengan maklumat yang perlukan.

Organisasi seperti tubuh manusia. Ia mempunyai pelbagai bahagian (anggota badan /organ/jabatan dan lain-lain), tetapi harus berfungsi secara keseluruhan yang diselaraskan oleh hanya satu sistem saraf. Maklumat (disimpan secara berpusat) dengan lancer dari satu bahagian tubuh ke bahagian lain menjadikan tubuh itu berfungsi dengan sangat berkesan dan cekap. Bayangkan jika setiap bahagian tubuh itu mempunyai sistem saraf berpusatnya tersendiri yang terasing dari sistem saraf berpusat utama tubuh – yang tidak mampu berkomunikasi antara satu dengan lain – pastinya tubuh itu tidak dapat berfungsi dengan cekap.

Maklumat yang betul tepat pada masa yang diperlukan membolehkan keputusan yang cepat dan betul boleh dibuat yang mana dengan keputusan itu kelak akan dapat menjadikan semua urusan di organisasi lebih cekap dan akhirnya dapat mengurangkan kemungkinan kerugian dan seterusnya dapat meningkatkan manfaat atau keuntungan kepada organisasi.

Maklumat sering digunakan secara aktif untuk jangka waktu relatif yang singkat. Tapi ini tidak bererti bahawa penggunaannya, atau memang kegunaannya hilang sama sekali. Maklumat digunakan hampir terus-menerus menjadikan ianya hidup dan seolah-olah mampu menguruskan dirinya sendiri: kita tahu secara di mana untuk mencarinya, kita tahu siapa yang mengendalikannya, siapa yang memerlukan akses kepada maklumat berkaitan dan kita tahu itu memiliki nilai kerana relevansinya dalam melaksanakan sesuatu tugasan. Adalah penting bahawa kita boleh mempercayai maklumat yang kita gunakan.