A dream is just a dream. A goal is a dream with a plan and a deadline. And that goal will remain a dream unless you create and execute a plan of action to accomplish it. Every goal that gets accomplished has a good plan behind of it. — Harvey Mackay

Kegagalan adalah suatu yang pasti dapat dielakkan. Dalam mengendalikan sesuatu projek, perancangan yang bukan sahaja rapi bagaimana untuk melaksanakannya perlu disediakan malah adalah penting diambil kira adakah projek itu memberikan hasil dan kualiti yang telah ditetapkan. Kejayaan sesuatu projek harus dinilai pada pada keupayaan pelaksanaanya mengikut waktu yang ditetapkan, menggunakan bajet yang disediakan dengan optimum dan mencapai matlamatnya. Jika tidak, projek boleh dianggap sebagai “gagal.”

Dalam banyak situasi, pelaksanaan projek tidak dilakukan dengan sempurna yang mana bahagian perancangan yang seharusnya dilakukan dengan rapi biasanya dipandang enteng.  Mengapa dikatakan dipandang enteng? Ini kerana ramai yang menyatakan mereka telah merancang namun ramai yang lupa bahawa sesuatu sesuatu pelaksanaan dan pengurusan projek yang dirancang dengan teliti itu itu MESTI ada INPUT, PROSES dan OUTPUT.

Input dalam pengurusan projek memerlukan maklumat yang berkaitan dengan matlamat projek berkenaan dilaksanakan, templat plan projek, dapatan atau pengajaran daripada pelaksanaan projek-projek yang terdahulu, piawaian pengurusan projek yang diguna pakai masa kini, maklumat tambahan lain serta sumber-sumber yang diperlukan bagi perancangan projek dan pelaksanaannya.

Proses pengurusan projek pula merangkumi perancangan , pelaksanaan, pematauan dan penilaian projek.

Sementara output adalah produk atau perkhidmatan yang dihasilkan selain melihat juga kepada pencapaian objektif projek berkenaan dan yang paling penting sekali adalah dapatan atau pengajaran yang diperolehi dari pelaksanaan projek berkenaan.

Sudahlah elemen-elemen berkenaan dipandang enteng, apabila sesuatu projek itu telah dilaksanakan, dengan mudahnya si pengurus projek atau si penganjur projek menyatakan ianya telah berjaya dan mencapai matlamat hanya dengan melihat dan bukannya meneliti proses pelaksanaan projek berkenaan.

Ini juga merupakan suatu kesilapan yang sering berlaku yang banyak sekali terjadi kepada projek-projek yang berbentuk social dan kendalian perkhidmatan awam.

Adakah memadai dengan hanya melihat dengan mata kasar, sesuatu projek atau aktiviti itu berjaya dan mencapai matlamat?  Projek atau aktiviti bukan suatu pertunjukkan yang menonjolkan si pengurus projek atau si penganjur itu adalah popular – walaupun projek atau aktiviti yang dilaksanakan itu adalah projek atau aktiviti sosial!

Peratusan kejayaan sesuatu projek atau aktiviti hanya boleh diketahui jika pengurusannya dilakasanakan dengan sempurna dan mengikut prosedur.

Besar kemungkinan apa yang dirasakan kejayaan cemerlang projek atau aktiviti berkenaan adalah hanya kejayaan daripada pecahan komponen projek atau aktiviti berkenaan dan ia bukan bermaksud atau menggambarkan kejayaan keseluruhan projek atau aktiviti.

Kejayaan keseluruhan adalah lebih penting daripada kejayaan pecahan komponen projek atau aktiviti.

Ini hanya akan dapat diperolehi daripada penelitian keseluruhan pengurusan projek atau aktiviti berkenaan yang mana semua maklumat harus dikumpul, dianalisa dan disediakan laporan yang objektif untuk dikenal pasti dan dipelajari daripadanya agar pada pelaksanaan projek atau aktiviti akan datang, peratusan kejayaan akan lebih tinggi selain daripada pelaksanaannya menjadi lebih mudah dan teratur.

Untuk itu adalah penting elemen pemantauan dan penilaian dilaksanakan dengan sempurna sepanjang masa ketika proses pengurusan projek.

Pemantauan adalah pengumpulan yang sistematik dan analisis maklumat ketika projek atau aktiviti berlangsung.

Ini bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sesuatu projek atau organisasi. Pemantauan didasarkan pada matlamat yang ditetapkan dan aktiviti yang dirancang selama fasa perancangan kerja.

Pemantauan membantu pelaksanaan pada landasannya dan boleh menjadi petanda bahawa sesuatu yang buruk mungkin terjadi. Pemantauan membolehkan kita menentukan sama ada sumber-sumber yang ada sudah cukup dan digunakan dengan optimum.

Jika dilakukan dengan betul, ini adalah alat yang penting bagi pengurusan yang baik, dan menyediakan asas yang berguna untuk penilaian.

Penilaian adalah perbandingan kesan projek semasa terhadap rancangan strategik yang telah dipersetujui. Penilaian melihat dan menagalisa apa yang telah ditetapkan untuk dicapai dan bagaimana pelaksanaannya dijalankan.

Dengan pemantauan dan penilaian yang berkesan dan objektif dilaksanakan, pengurusan projek akan memaparkan bagaimana kecekapan dalam pengendalian input yang optima digunakan pada waktu yang bersesuian bagi mencapai matlamat yang dihasratkan dalam ruang lingkup peruntukan perbelanjaan yang dipersetujui bagi mencapai kesan terbaik.

Pemantauan dan penilaian yang objektif sesuatu pengurusan projek atau aktiviti adalah maklumat terpenting yang boleh diguna pakai oleh mana-mana pihak untuk melihat kejayaan sebenar pelaksanan sesuatu projek atau aktiviti selain digunakan sebagai penanda aras kepada pelaksanaan projek atau aktivit akan datang.